Hoe gaat u om met de strikte AVG wetgeving die inmiddels in werking is getreden? Als Apex Dynamics hebben wij besloten de letter van de wet te volgen, en de consequenties zijn stevig. Terwijl wij ons voorbereiden op een drastisch gesnoeid bestand (hoeveel we verloren vertel ik tegen het einde van deze blogpost) lijkt een deel van de markt de wet vrij te interpreteren. Ook buitenlandse collega’s die ik over het onderwerp spreek verklaren ons Nederlanders voor gek. Zijn wij weer eens het braafste jongetje van de klas?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), de Nederlandse wet die voortvloeit uit wat op Europees niveau de GDPR (General Data Protection Regulation) heet, is op dit moment een hot issue. De wet treedt op 25 mei 2018 in werking en gezien het aantal mails en posts op social media realiseert iedereen zich nu pas dat er toch echt iets moet gebeuren. Maar iedereen lijkt de wet op een andere manier te interpreteren.
De impact van de AVG/GDPR is natuurlijk enorm als het gaat om de IT en administratieve kant van een organisatie maar vooral op het gebied van marketing en communicatie lijken de meningen uiteen te lopen. Hoe gaan wij daarmee om?
Nieuwsbrief
Apex Dynamics stuurt eenmaal per kwartaal een nieuwsbrief naar een zorgvuldig opgebouwd bestand van ontvangers. Dit bestand is opgebouwd door het vastleggen van namen en e-mail adressen van relaties waarmee we in contact komen tijdens onze dagelijkse werkzaamheden. Tot op heden was ons standpunt: als iemand bij ons iets aanvraagt of koopt dan hebben we een zakelijk relatie en zal het op prijs gesteld worden als we deze zakelijke relatie regelmatig informeren over onze activiteiten. Uiteraard altijd met de mogelijkheid om zich uit te schrijven (opt-out) als abonnee op onze nieuwsbrief. Ik denk dat dit veel lezers bekend in de oren klinkt, of niet?
Maar helaas, vanaf 25 mei mag dit niet meer, vanaf dat moment moeten wij kunnen aantonen dat een ontvanger expliciet toestemming heeft gegeven (opt-in) voor het ontvangen van een nieuwsbrief (of een andere ‘commerciële’ uiting).
Hoe zit dat met klanten?
Klanten vallen onder de e-Privacy Regulation; je mag ze informatie sturen over producten die vergelijkbaar zijn met de producten die ze bij ons gekocht hebben, zonder dat ze daarvoor een opt-in hoeven aan te klikken. Betekent dat echter dat als een bedrijf met 1.000 medewerkers iets bij ons bestelt we vervolgens alle medewerkers van dat bedrijf een nieuwsbrief mogen sturen? Daarover vind ik nergens duidelijke informatie, dus zullen we ons hier voorzichtig in op moeten stellen.
Onze oplossing
Binnen Apex Dynamics hebben we uitvoerig gesproken over hoe we het beste met de nieuwe AVG wetgeving kunnen omgaan als het gaat om het versturen van onze nieuwsbrief. De wet is op dit punt namelijk zeer helder: we moeten over de expliciete toestemming (met bijbehorende documentatie) beschikken voordat we iemand onze nieuwsbrief mogen sturen. Daarom hebben we besloten om iedereen die voor 25 mei in ons mailbestand staat te vragen om (expliciet) te klikken op een knop waarmee aangegeven wordt dat men de nieuwsbrief wil blijven ontvangen.
Met als gevolg dat we waarschijnlijk, schrik niet, zo’n ± 85% van ons bestand verliezen.
Er zijn twee redenen voor onze keuze:
- Simpel: het staat in de wet. Naar onze mening is de wet niet vaag of onduidelijk, je moet (met terugwerkende kracht) expliciete toestemming hebben en dat kunnen bewijzen (documenteren). Dus iedere ontvanger waarbij we die documentatie niet hebben is een risico.
- Wij hebben zelf ook een hekel aan spam. Wij steken veel tijd en moeite in onze uitingen en willen deze aan niemand opdringen. Een bestand waarbij elke ontvanger in ons nieuws geïnteresseerd is? Klinkt fantastisch!
Veel bedrijven maken in mijn ogen een fout. Ze lappen een wet aan hun laars omdat deze hen niet uit komt, in de hoop dat het ‘allemaal zo’n vaart niet gaat lopen’. Maar we leven in een wereld waarin privacy en de veiligheid van persoonsgegevens alleen maar belangrijker worden. We moeten een keer door de zure appel heen bijten, waarom niet nu?
Ik ben mij ervan bewust dat het opnieuw opbouwen van ons bestand een enorme klus gaat zijn. Tegelijkertijd houden we onszelf ook niet meer voor de gek, als 85% ons nieuws niet wil ontvangen, wat zijn die contacten dan waard? Op deze manier houden we contact met de relaties die echt waardevol zijn en kunnen we al onze inspanningen op hen richten.
Zijn wij nu het braafste jongetje van de klas? Ik denk van niet. We zijn de slimste!
