Een content management systeem is geschikt voor het samenstellen van complexe documenten, bijvoorbeeld een technisch handleiding. Vraag voor de machinebou-wer is natuurlijk of een dergelijk systeem behulp-zaam kan zijn in het op-stellen en bijhouden van het Technisch Dossier zoals voorgeschreven in de Machinerichtlijn. Tijdens een seminar dat Triview hield over haar pakket Author-IT bleek dat inderdaad te kunnen.
Egbert Waslander is Health & Safety adviseur bij CSi Industries in Raams-donksveer, producent van conveyorsystemen voor het transporteren van dozen en pallets. Als zodanig is hij verantwoordelijke voor het Technisch Dossier. “Het is lastig om daarvoor verantwoordelijk te zijn. Er gebeurt veel waar je geen invloed op hebt.”
Een machine van CSi Industries is opgebouwd uit verschillende standaard componenten, en bij elke hoort een eigen Technisch Dossier. Het bedrijf bouwt het dossier net als haar complete productielijnen op uit modules. Een technisch dossier hoeft niet lijfelijk aanwezig te zijn, maar moet wel binnen redelijke termijn kunnen worden geleverd als een bevoegde instantie om inzicht vraagt.
De belangrijkste tools die CSi Industries heeft, zijn de standaard-TD’s en een CE-map die per project wordt aangemaakt. Hierin wordt de basis van het Technisch Dossier gedefinieerd en wordt alles vastgelegd wat bewaard moet worden.
Serieel proces
De gebruikershandleiding is onderdeel van het Technisch Dossier. Hoe kan op een efficiënte manier een goede handleiding worden samengesteld? Directeur Peter Stroes van Triview toonde hoe het documentatieproces bij veel bedrijven verloopt en tegen welke problemen documentalisten aan-lopen.
“In het traditionele proces maakte je een document en gooide dat over de schutting voor een ‘review’. Je kreeg het terug, maakte de aanpassingen en je had een nieuw document. Die tijd is voorbij. Tegenwoordig hebben producten (ook complexe machines) korte doorlooptijden, waardoor ook de documentatie een korte doorlooptijd moet hebben. Je kunt niet een product gereed hebben voor de markt wereldwijd en de bijbehorende handleiding pas een maand later, en de vertaling naar vijftig talen pas twee maanden later.
Om zulke processen te versnellen wordt vaak inhoud (tekst) uit de ene handleiding hergebruikt in een volgend document. Maar mensen maken kopieën, veranderen iets aan die kopieën, werken langs elkaar heen. Op den duur weet niemand meer wie welke informatie heeft toegevoegd.
Gebruikers en zeker gebruikers binnen het eigen bedrijf (trainers, service-technici) komen vaak fouten of onvolkomenheden in de documentatie tegen en willen dat terugkoppelen aan de makers van de documentatie.Maar in de praktijk kan het maanden duren voor de interne gebruikers terugkoppeling krijgen of voordat hun collega’s dezelfde informatie kunnen gebruiken.”
Een gevolg is dat veel informatie niet actueel is en dat mensen met ver-ouderde of verkeerde informatie werken. Of informatie is niet beschikbaar op het moment dat het nodig is.
Content 360
Een traditioneel document gaat stap voor stap door het proces. Een proces dat op content 360 is gebaseerd, pakt de problemen van het serieel proces aan. Componenten vormen samen het uiteindelijke document, maar worden in de gehele documentatieketen als afzonderlijke componenten behandeld.
Stroes: “In de machinebouw en in software wordt er veel modulair ont-worpen. Deze modulaire aanpak sluit perfect aan bij het hergebruiken van content. We kunnen informatie hergebruiken zonder steeds kopieën te maken.”
In een Content 360 systeem wordt de inhoud op één plaats in een database opgeslagen. Vanuit die database stelt de documentalist alle soorten docu-menten samen. Dus de gebruikershandleiding, het helpsysteem en de brochures gebruiken allemaal exact dezelfde informatie, zonder dat er kopieën gemaakt zijn. Door steeds dezelfde informatie te gebruiken kan veel tijd bespaard worden.
Het volledig artikel vindt u in het augustus-nummer van Aandrijf-techniek.
